Rešenje za upravljanje digitalnim dokumentima

Pod pojmom upravljanja digitalnom dokumentacijom podrazumeva se upravljanje elektronskim dokumentima kao i upravljanje elektronskim arhivima.

U skladu sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje, nudimo Vam kompletno rešenje kroz sistem za upravljanje digitalnim dokumentima.

Potreba za elektronskim upravljanjem

Skup različitih formata dokumenata na različitim medijima je svakako rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća i organizacijama. Ovde se prvenstveno misli na:

• poslovnu dokumentaciju,
• projektnu dokumentaciju,
• klasična pošta,
• elektronska pošta,
• zvučni i video zapisi,
• faksovi,
• dokumenti sistema upravljanja,
• ugovori i sl.

Sva ova dokumentacija nalazi se u svom izvornom obliku, i veoma često je nesortirana i neodgovarajuće skladištenja. Otuda i potreba da se upravlja, pre svega arhivom a zatim i elektronskom dokumentacijom.

Prednosti elektronskog upravljanja

Neophodno je potragu za potrebnim informacijama i celim projektima koja je sada spora, nekomforna i u velikom broju slučajeva uzaludna učiniti efikasnijom. Svedoci smo vremena gde se sve više dokumentacije u poslednje vreme stvara originalno u elektronskom obliku. Potreba da se ova dokumentacija funkcionalno poveže sa postojećom dokumentacijom u papirnom obliku je svakako ne samo potreba nego i neophodnost u savremenom poslovanju.

Postojeće stanje svakako stvara ozbiljno velike gubitke a ponekad i trajno propadanje bitnih podataka. Iracionalno trošenje ljudskih resursa, vremena i kapaciteta nije potrebno ni pominjati.

D4S rešenje omogućava:

• Efikasnije kancelarijsko poslovanje.
• Prelazak sa dosadašnjih metoda upravljanja i skladištenja dokumentacije na moderan elektronski sistem za upravljanje dokumentacijom i razmene dokumenata.
• Mogućnost lakog pronalaženja i pregleda svih relevantnih podataka i materijala potrebnih u svakodnevnom radu i smanjenje nepotrebnog dupliranja dokumenta.
• Smanjenje vremena potrebnog za ukupan ciklus obrade dokumentacije, brži protok dokumentacije između organizacionih jedinica i poboljšanje unutrašnje i spoljašnje kolaboracije (saradnje).
• Praćenje istorije promena nad predmetima i dokumentima.
• Redukovanje troškova poslovanja (prostorni zahtevi za arhivu, telefon, faks, papir, štampači, toneri, kopiranje...)

Osim toga, rešenje je potpuno usklađeno sa važećom zakonskom regulativom kojom se uređuju oblasti kancelarijskog poslovanja i elektronskog kancelarijskog poslovanja, elektronskih dokumenata kao i drugim propisima kojima se reguliše način postupanja sa podacima u arhiviranju. Propisi koje rešenje zadovoljava su:

• Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave.
• Uredba o elektronskom kancelarijskom poslovanju organa državne uprave
• Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju.
• Zakon o tajnosti podataka.
• Zakon o elektronskoj upravi.
• Strategija razvoja informacionog društva u Republici Srbiji do 2020 godine.
• Strategija razvoja elektronske uprave u Republici Srbiji

Tehnološka platforma za ponuđeno softversko rešenje realizovana je kao centralizovan sistem koji pruža usluge čuvanja i definisanje dokumenata i poslovnih procesa. Rešenje je zasnovano na mikro servisnoj arhitekturi i ima mogućnost paralelnog rada na više servera. Sistem je centralizovan i omogućava horizontalnu i vertikalnu skalabilnost u skladu sa tehnološkim standardima.

Sve komponente sistema, uključujući administratorsku i korisničku, su realizovane kao Web aplikacije u skladu sa aktuelnim tehnološkim standardima. Aplikacija se može pokrenuti iz standardnih pretraživača kao što su Chrome, Mozila i Edge. Rešenje takođe podržava upotrebu različitih jezika korisničkog interfejsa.

Scenarija i aktivnosti koje implementacija dokumentacionog rešenja podržava su:

• Prijem internih ili eksternih papirnih dokumenata i njihovu digitalizaciju kako bi se nadalje koristili kroz sistem u elektronskoj formi.
• Prijem internih ili eksternih elektronskih dokumenata (elektronske forme dokumenata nezavisno od formata ili veličine, elektronski potpisana i pečatirana dokumenta, dokumenta primljena elektronskom poštom) i njihovu digitalizaciju kako bi se nadalje koristili kroz sistem u elektronskoj formi.
• Kreiranje, izdavanje ili dostava potvrde prijema.
• Distribucija, davanje u rad, obradu i kolaboraciju primljenih dokumenata.
• Kreiranje, obrada, kolaboracija, potpisivanje i distribucija interno kreiranih elektronskih dokumenata.
• Kreiranje i digitalizacija papirnih dokumenata čije postojanje je obavezno i u papirnoj formi.
• Otpremanje dokumenta interno ili eksterno elektronskom poštom ili klasičnim putem.
• Organizacija dokumenata u predmete i rad, vođenje i praćenje evidencije predmeta.
• Evidencije, popisi, štampa i delovodne knjige.
• Čuvanje dokumenata i predmeta.
• Izveštaji propisani regulativom kao i dodatni izveštaji po osobinama predmeta i dokumenata.
• Mogućnost pregleda akcije nad određenim predmetom ili dokumentom.
• Obaveštavanje i alarmiranje o važnim statusima, zadacima ili događajima.

Implementacija dokumentacionog rešenja podrazumeva integraciju poslovnog i dokumentacionog sistema, odnosno integraciju podataka između poslovno-finansijskog sistema i dokumentacionog sistema u kome se nalazi digitalna dokumentacija

Od konsultacije i projektovanja

preko kupovine i implementacije,

do unapređenja, podrške i održavanja

možemo da podržimo Vaše zahteve.

Za sva Vaša pitanja stojimo Vam na raspolaganju

• Kontakt forma
• Mobilni telefon: +381 62 366 279
• Fiksni telefon: +381 11 30 20 539
• E-mejl: prodaja@d4s.rs

Kontaktiraćemo Vas i dogovorićemo termin, način i druge detalje pružanja D4S rešenja i podrške.

U dogovorenom terminu rešavamo Vaš zahtev.

Kvalitetu pruženih usluga u višedecenijskoj saradnji svedoče reči naših korisnika… više pogledajte OVDE…